Livros de etiqueta definem o ato de receber como uma arte. Talheres arrumados, copos enfileirados, além de o guardanapo correto e os lugares onde os convidados vão se sentar à mesa serem escolhidos a dedo: cada detalhe deve ser tratado com esmero para que a reunião seja inesquecível. Em proporções agigantadas, o trabalho do comitê organizador da Rio 2016 para ser anfitrião também é minucioso. Recepcionar os espectadores nas arenas e demais instalações esportivas envolve uma série de cuidados, que vão da temperatura em que as bebidas serão servidas ao complexo plano de dispersão dos torcedores em direção ao sistema de transporte público. Tudo foi calculado em pormenores, ao longo de três anos, e deve operar como um imenso relógio, cujas engrenagens vêm sendo ajustadas em incansáveis reuniões e nos eventos-teste. “Se o Michael Phelps conseguiu conquistar sete medalhas de ouro em Pequim, em parte foi porque a máquina funcionou: transporte, alimentação, estrutura. Cada elemento foi devidamente calibrado e organizado, o que não significa que não estaremos preparados para as situações mais complexas”, garante Rodrigo Tostes, diretor executivo de Operações da Rio 2016.
O maior desafio da equipe tem dia marcado: 6 de agosto. Nessa data, toda a estrutura do Parque Olímpico, na Barra da Tijuca, será utilizada pela primeira vez ao mesmo tempo, com competições em todas as arenas. O local, ao longo dos Jogos Olímpicos e Paralímpicos, receberá um público total de 3,6 milhões de pessoas, com picos de 165 000 nos dias mais concorridos. Toda essa multidão estará espalhada em 1,2 milhão de metros quadrados, entre as arenas e as áreas de uso comum. “Nosso parque é menor do que os das últimas olimpíadas, mas nosso desafio é receber bem. Teremos até três apresentações na mesma arena, com intervalo de uma hora e meia entre elas”, explica André Mattos, gerente-geral do Parque Olímpico. Será preciso controlar o fluxo de todas essas pessoas, para evitar filas e tumulto na saída das instalações. Para cada um dos calendários foram criados quatro planos, e uma equipe estará de prontidão caso sejam necessárias novas decisões. Em um dos cenários, prevê-se até mesmo a realização de apresentações musicais dentro das arenas caso seja preciso retardar em alguns minutos a saída dos espectadores por causa do fluxo na área externa. Outro cuidado envolve os restaurantes e as lanchonetes. Bebidas servidas fora da temperatura ideal e filas demoradas são inaceitáveis. Diariamente, uma equipe de auditores vai atestar se tudo está em ordem e reuniões serão feitas para os acertos. E, caso o fornecedor não corrija os problemas, sua remuneração será menor, como uma forma de punição. “Não há tempo para errar. Precisamos fazer os ajustes enquanto o evento estiver acontecendo”, explica Tostes.
+ O Galpão da Rio 2016 armazena 30 milhões de objetos usados no evento
+ Conheça o carioca que é responsável pelas cerimônias Olímpicas
+ Profissionais de 22 nacionalidades compõem o time do Rio 2016
Um verdadeiro exército está sendo recrutado para atender o público e os atletas. A equipe de operação reunirá 200 000 pessoas, sendo desse total 50 000 voluntários em 47 áreas funcionais. O manual que garante o funcionamento das instalações olímpicas, entregue pelo COI ao comitê local, tem 98 páginas com as orientações básicas de tudo o que deve ser feito baseado em padrões internacionais. O público, no entanto, terá uma parcela fundamental no bom andamento dos Jogos. O planejamento e o conhecimento das regras dentro da área de competição são essenciais para evitar problemas. O deslocamento aos locais de prova merece atenção redobrada. O acesso só será possível por meio de transporte público; por isso, chegar com antecedência de uma hora e meia é o ideal. A checagem de segurança é como a dos aeroportos, com conferência de bolsas e detector de metais. Há uma lista de objetos proibidos, como bastões de selfie, latas e garrafas. Os ingressos também são um ponto sensível. Eles são válidos apenas para competições específicas, mas isso não impede que o torcedor permaneça o tempo que desejar no Parque Olímpico, um espaço concebido para que as pessoas desfrutem o espírito dos Jogos e, ao mesmo tempo, imprimam a identidade local às disputas. “A experiência de passar um dia num parque olímpico é inesquecível. Será muito especial para nós, mas os estrangeiros também terão boas recordações da nossa recepção, no melhor estilo carioca”, afirma Mattos. Não à toa, ele e sua equipe têm suado a camisa para que a festa seja impecável.
